CULTURA & MOTIVAÇÃO
A FALTA DE TEMPO
Em uma situação típica não há tempo suficiente para percorrer o longo caminho que separa o foco alucinado na execução dos serviços para uma situação em que, através de vários mecanismos, passamos a ter uma atuação proativa ao invés de reativa, alcançando a sonhada confiabilidade – e portanto regularidade positiva – em seus processos, sejam fabris ou administrativos.
Vamos examinar os três itens abaixo:
Falta de tempo e recursos devido a problemas do dia-a-dia
Problemas ocorrem com grande frequência Não há gerenciamento adequado
Como vemos nos itens acima, é um círculo vicioso. O remédio inicial é conseguir algum tempo para se dedicar tanto à educação das pessoas para a nova cultura como ao planejamento de longo prazo.
O primeiro passo é seguir o que foi preconizado por Stephen R. Covey, no terceiro hábito do festejado livro “Os sete hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.
Primeiro o mais importante
Covey celebrizou o gráfico abaixo que nos leva logo a entender o que temos que fazer. Ele mostra, em um dos eixos, a importância da atividade, e no outro eixo, a urgência dessa atividade. Dependendo então da importância e da urgência se verifica em que quadrante cai o assunto a ser tratado:
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Quadrante II | Quadrante I
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Quadrante III | Quadrante IV
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Temos que trabalhar muito no quadrante II: fazer as coisas realmente importantes e que ainda não são urgentes. Um assunto importante do quadrante II não tratado vai passar, mais cedo ou mais tarde, para o quadrante I, ou seja, vai contribuir para que apareçam cada vez mais “incêndios” para serem apagados, com “a corda já no seu pescoço” – importantes e urgentes! E tratar coisas importantes sem muito tempo para pensar pode vir a acrescentar problemas ainda mais complexos.
São típicas as atividades que caem nesse quadrante:
- Planejamentos de toda ordem
- Resolver problemas latentes entre as partes envolvidas que ainda não emergiram, mas estão cada vez mais próximas de “explodir”. Não procrastine!
- Dar mais atenção para autoridades e órgãos que poderão em caso futuro ser decisivos para você resolver os problemas que
- Implantar sistemáticas que exijam disciplina para alterar formas de
Devemos também nos esforçar para eliminar as tarefas dos quadrantes III e IV: as que não são tão importantes, embora no caso do quadrante IV elas sejam urgentes.
São típicas do quadrante IV:
- Interrupções por colaboradores que sabem ser mais fácil perguntar ao gerente do que resolver por si só as coisas. Delegue, equipe o time com as ferramentas necessárias e cobre resultados. Não faça as coisas no lugar deles.
- Interrupções de todo tipo por não se reservar nenhum momento para trabalhos que exijam concentração. Fuja para um lugar não à vista, se for necessário.
- Atender telefonemas para procurar outras pessoas. Procure elaborar um procedimento que pelo menos estabeleça um rodízio de quem deve atender ao telefone.
Sugiro que dediquem um tempo também elencando as atividades do quadrante III – atividades não urgentes e não importantes. A lista pode ser por exemplo esta:
- Elaborar apresentações e planilhas muito sofisticadas e agradáveis de fazer. Seja simples sempre que possível, ou melhor delegue se
- Perder tempo muito maior que o necessário em e-mails e internet. Discipline-se.
- Idem no WhatsApp: uma praga devoradora de tempo. Idem ao
- Falta de objetividade sua ou do interlocutor. Force a
- Iniciar atividade importante e parar por atividade não importante e depois perder o serviço feito. Tenha constância de propósitos.
Uma última coisa sobre como ganhar tempo: Elabore todos os dias uma lista do que pretende fazer no dia – a qual nós brasileiros gostamos muito de chamar de “to do”, parecida com o exemplo abaixo. Coloque pelo menos uma atividade prazerosa; e não se preocupe se não conseguir fazer tudo. Considere que é uma “trilha” a ser seguida e não um “trilho”, do qual não possa escapar. Verá que sua capacidade de realização irá melhorar; e a sensação de que trabalhou muito e não fez nada de importante diminuirá bastante.
Agindo nessas áreas, que existem para todas as atividades e em todas as empresas, encontraremos tempo para planejar, arrumar as coisas, e finalmente diminuir o stress que hoje em dia parece ser epidêmico na população que trabalha.
Luiz Alberto Verri – Outubro/2020
